– شرح الحدث بشكل كامل و كتابة بالترتيب االسم واللقب والعنوان والهاتف والبريد اإللكتروني للشخص موضوع الردود واالقتراحات التقييمية / الشكوى، إذا كان مقدم طلب الحماية، رقم ملفه، وإذا كان موظف وظيفته، وموضوع الردود واالقتراحات التقييمية / الشكوى، وتاريخ الحدث، ومدى تواتر و استمرار الحدث ومعلومات أخرى مهمة حول الحدث(